Материал страницы был обновлен 14.03.2023 г.

Ищем предков в архивах

---

Практические советы

Мудрый учится на чужих ошибках,
умный – на своих,
а глупый их повторяет.

Великое счастье, что мы живём в эпоху, когда архивы не только оцифровывают свои фонды хранения, но и предоставляют удаленный доступ к ним – бесплатно, как московские архивы, или за очень символическую плату, как архивы Санкт-Петербурга.

Но всё это не касается Государственного Архива Смоленской области (ГАСО). Именно в нём хранится история крестьянских родов из округи Алферова.

ГАСО живёт в прошлом веке и имеет плохую репутацию среди исследователей, оставаясь оплотом консерватизма. АИС (Автоматизированные информационные системы) и ГАСО – это пока вещи несовместимые.

Если после прочтения этой статьи у вас сложится мнение, что найти своих предков в архивах – это очень сложно,  и вы подумаете: «да ну его…», то гоните эти мысли. Целью настоящего повествования является лишь заранее предупредить о всех «подводных камнях», которые могут встретиться на пути познания прошлого своего рода в ГАСО. Личным опытом здесь поделились те, кто натолкнулся на различные препятствия и нашёл способы их преодоления. Это тот самый случай, когда воспользоваться чужим отрицательным опытом – мудрое решение.

Достигнув результата, вы точно заслужите уважение потомков в будущем, а в настоящем ваш моральный дух поддержат души усопших предков, часть каждого из которых есть в нас. Приятным бонусом будут упоительные мгновения процесса познания – «О сколько нам открытий чудных...» сулят неожиданные находки!

И несомненно, что те люди, которые сознательно чинят нам проблемы на пути духовного воссоединения с предками столкнутся с карой свыше – ведь это пагубно для здоровья: быть жадным и злым.

---

Поход в историю

• 1. Начало поиска – необходимые данные
• 2. Самостоятельный  поиск в архиве
  • 2.1 Полезные документы
  • 2.2 Запись в архив
  • 2.3 Формируем заказ на выдачу дел
  • 2.4 Первое посещение архива
  • 2.5 Работа над документами
• 3. Суперполезные интернет-ресурсы

1. Начало поиска – необходимые данные

Если вы читаете эту страницу, то это значит, что хоть раз задавались вопросом, кто были ваши предки? И были они, скорее всего, крестьяне Смоленской области (а, может быть, и не крестьяне, а мещане, дворяне, лица духовного звания и т.п.). И вы точно не принадлежите к двум третям россиян, которые вообще ничего не желают знать о своих предках (66% по результатам опросов 2017 года).

Как найти свои корни? С чего начать?

Начать надо с опроса всех родственников. Возможно, вы это уже сделали.

Спросить мало. Надо записать. Лучше плохой карандаш, чем хорошая память, а любой диктофон – лучше, чем плохой карандаш…

Необходимыми исходными данными являются имена предков (желательно знать и года рождения, но зачастую именно это и приходится искать в архиве), а также места их рождения. По месту рождения устанавливается приход церкви, к которому относилась деревня, а по метрическим книгам церкви находятся записи о рождении предков. Иногда бабушки и дедушки могут и сами сказать, в какой церкви крестили их самих и их родителей, а иногда – это отдельная тема для исследования. Тут можно либо воспользоваться старыми картами, либо позвонить в архив с соответствующим вопросом.

Уже можете назвать имена-отчества и фамилии всех восьмерых прабабушек и прапрадедушек? Вам известны имена всех родственников, погибших и пропавших без вести в войнах XX века, а также пострадавших от репрессий? Это круто!!! Вы входите в 9% россиян! Тогда информацию ниже можно пропустить и сразу перейти к пункту 2  «Самостоятельный  поиск в архиве»!

Если нет, то тогда вы среди 78% …

В таком случае будет очень полезно для начала «потрясти» доступные базы данных  Интернета и попробовать восстановить утерянные звенья.

Родственников следует начать искать в следующих общедоступных базах данных:

• https://gwar.mil.ru/heroes – документы, уточняющие судьбу защитников Отечества во время Первой мировой войны 1914-1918;
• https://pamyat-naroda.ru/heroes/ – Поиск документов об участниках войны;
• https://obd-memorial.ru/ – Обобщенный банк данных «Мемориал», банк данных о защитниках Отечества, погибших, умерших и пропавших без вести в период Великой Отечественной войны и послевоенный период.
• http://podvignaroda.ru/ – ЭЛЕКТРОННЫЙ БАНК ДОКУМЕНТОВ «ПОДВИГ НАРОДА В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ 1941-1945 ГГ.», поиск людей по фамилии, имени, отчеству и т.п. в наградных листах, приказах о награждениях и в картотеке;
• https://bessmertnybarak.ru/ – списки жертв репрессий;
• https://base.memo.ru – жертвы политического террора в СССР;

Правильной тактикой будет сделать себе закладки в браузере и периодически мониторить эти общедоступные электронные базы данных, так как информация в них постоянно пополняется.

Другие ОЧЕНЬ полезные для генеалогического поиска ссылки см. в конце статьи.

Сюрприз №1 – Иваны не помнящие родства

Уже на первом  этапе сбора данных необходимо иметь в виду одну очень важную деталь! Вплоть до начала Великой Отечественной войны потомки смоленских крестьян жили как бы без фамилий. Они им были не нужны. Правильнее сказать, что имя отца становилось фамилией в каждом поколении. Зачастую исследователь своей родословной, не осознающий этот исторический факт, упорно забивает в поисковую строку указанных выше сайтов известную ему фамилию деда-прадеда,  но ничего не находит. Или находит только часть доступной информации. Особенно это актуально при осуществлении поиска документов, относящихся к Первой мировой войне.

В XIX веке имя человека, принадлежавшего к крестьянскому сословию, формировалось из его имени, данного ему при крещении и имени отца (или имени восприемника (крестного) в случае незаконнорожденных). Например, Василий Феодоров означало Василий сын Феодора, Евдокия Семенова – Евдокия дочь Семена. Когда у Василия Федорова рождался сын по имени Иван, он становился Иваном Васильевым, т.е. Иваном сыном Василия. При этом человек  определялся однозначно, его нельзя было ни с кем перепутать, так как в метрических церковных книгах, где вплоть до 1918-го года фиксировались факты рождения, также указывалась деревня, из которой родом был отец, и помещик, которому он принадлежал. Записывалось также имя матери. Всё это работало, пока люди были очень оседлыми и ограниченными в своих передвижениях, т.е. до отмены крепостного права в 1861 году. Уже к концу XIX века наметился поток крестьян, покидавших свои родные деревни и, например, тронувшихся на заработки в Москву. Фамилия нужна была при призыве в армию, например, на фронт Первой мировой. Тогда удобнее стало всё-таки обзавестись фамилией. В этот период времени её даже  можно было придумать самому!

Этой свободой воспользовались только самые креативные. Так появились фамилии Галстуховых, Пухначевых, Чекмаревых, Моряковых, Жаворонковых, Трансвалевых, Орловых и т.п. В основном, это были фамилии, которые происходили от прозвищ. Поэтому и придумывать ничего не надо было. Это были «говорящие» фамилии –  за каждой из них стояла какая-то семейная история и её «родоначальник», который жил относительно недавно в историческом смысле – всего лишь в конце  XIX – начале XX века. К сожалению, не все эти истории дошли до потомков. Они были забыты вместе с самим фактом, что фамилий раньше вообще не было.

У самых консервативных представителей крестьянского сословия имя отца становилось фамилией в каждом поколении вплоть до начала Великой Отечественной войны, т.е. до 40-х годов XX века. Более прогрессивные остановили этот процесс в конце XIX века, и имя предка, жившего в то время, стало фамилией для всех последующих поколений. Таким образом, этот предок стал родоначальником фамилии и увековечил себя на века.

Людей, не придававших большого значения своей самоидентификации как представителей древнего крестьянского рода, оказалось много. Очевидно, что следствием такого консерватизма стало то, что в базах данных участников Великой Отечественной войны  сплошь можно наблюдать сочетания типа «Трофимов Андрей Трофимович», «Абрамов Яков Абрамович», «Васильев Иван Васильевич» и т.п., которые при этом ещё и служат сигналом, что у ближайших родственников такого человека – у матери, отца и братьев, фамилия вполне может оказаться другой. И надо проявлять изобретательность, чтобы понять, кто кому родственник.

Перед началом поисков в архивных делах, надо быть морально готовым к историческому Сюрпризу №2. Даже, если кто-то из ваших предков проявил креативность и стал родоначальником фамилии, которую вы носите, в заказанных документах по Смоленской губернии, таких как списки домохозяев, подворные статистические переписи и метрические книги,  зачастую указаны только имена и отчества. Даже в документах, относящихся к периоду 1917-го года! Это просто факт, с которым придется считаться.

Вторая очень важная деталь – в цифровых базах данных большое количество ошибок в написании имён, в годах рождения, а также в названии местностей. Ошибки эти  перешли туда из бумажных первичных документов, которые составляли люди. А людям свойственно ошибаться. Современные поисковые системы этот факт учитывают и даже сами предлагают различные возможные варианты написания фамилий и имён, что можно легко видеть на сайте https://pamyat-naroda.ru.

Пример того, как ошибки в документах могут длительное время не позволять установить судьбу человека, пропавшего без вести во время войны  см. здесь.

Установление судьбы реабилитированных родственников – жертв политических репрессий – это отдельная тема. Но вполне реально обратиться с официальным запросом на сайте ФСБ РФ и УФСБ по региону (Смоленской области), чтобы получить соответствующие сведения.

Высший пилотаж начала поиска – это заранее, до посещения архива, обратиться в ЗАГСы, т.е. в МФЦ. Это полезно для того, чтобы уточнить имена и даты рождения/брака/смерти разыскиваемых родственников. Сейчас получить справку о рождении, браке или смерти родственников за период, начиная с 1926 года, можно в МФЦ по месту жительства. Единая система ЗАГС, в которую внесены все записи из бумажных книг, дала возможность сразу получить справку, независимо от места события. Необходимо записаться на получение госуслуги «Выдача повторных документов (ЗАГС)» и просить именно Справку с указанием иных сведений. Для этого понадобится полный комплект документов, доказывающий родство. Ну, и будьте готовы к тому, что, если в предоставляемых документах чуть-чуть не сходятся имена, фамилии, отчества (более одного несхождения), то вам откажут в получении документа. Например, «ВАЛЕНТИНА СЕМЕНОВНА СОРОКИНА» и «ВАЛЕНТИНА СЕМЁНОВНА СОРОКИНА» – это еще ничего, а вот  «ФЁДОР ИВАНОВИЧ СЕМЁНОВ»  и «ФЕДОР ИВАНОВИЧ СЕМИОНОВ»  по мнению работника МФЦ – это два разных человека, так как согласно их инструкции допускается только одно несхождение в имени. За 105 лет своего существования ЗАГСы прошли путь от метрических церковных книг до бюрократического маразма.

В архивах Общедоступной является информация, которой уже 100 лет (т.е сейчас эта отметка – 1923-й год).  Если вы принадлежите к поколению X (икс), то это будут предки, которые находятся от вас приблизительно на 3-4 поколения ниже. Т.е.  можно начать находить в архивах своих прадедушек и прабабушек. Если генеалогия увлекла Вас в возрасте 20-30 лет, а сами вы — из поколения миллениалов (поколение Y), то это будут уже прапрабабушки и прапрадедушки. Зуммеры, которые родились со смартфоном в руках, вряд ли читают эту статью. Но со временем они смогут воспользоваться плодами вашего исследовательского труда, если захотят…

И не забываем про инфографику! Объем собираемой информации будет очень большой. Инфографика позволяет быстро и наглядно представить собранный материал как самому себе, так и передать его потомкам (тем самым зуммерам) и другим родственникам. Поэтому важно с самого начала всю информацию фиксировать в схемах и таблицах (Microsoft Excel и Google Таблицы вам в помощь!). Не ленитесь! Нарисованные схемки генеалогического древа, даже самые простые, очень помогут не только при дальнейшей работе в архиве, но и вам же в будущем, если по причине отсутствия свободного времени генеалогическое исследованию проводится эпизодически, с перерывами. С инфографикой не надо долго читать текст, а информация представляется и передаётся гораздо нагляднее.

2. Самостоятельный  поиск в архиве

2.1 Полезные документы

Зачем вообще вся эта суета с архивом и какую информацию там можно найти? В каких документах предстоит искать историю собственной семьи?

В первую очередь в ГАСО следует обратить внимание на:

• Списки домохозяев
• Подворные статистические переписи
• Метрические книги
• Ревизские сказки
• Исповедальные ведомости
• Книги записей актов гражданского состояния

Как правило, именно с изучения списка домохозяев деревни, в которой жили предки, следует начинать продвижение вглубь истории. Они находятся в Фонде Р-653.

Фонд Р-653

СМОЛЕНСКОЕ ГУБЕРНСКОЕ СТАТИСТИЧЕСКОЕ БЮРО

Документы этого фонда отображают положение деревень на 1917 год. Вяземский уезд в находится в Описи 8. Сразу в начале описи указаны волости и им соответствующие страницы.

В 1917-м году была проведена Всероссийская сельскохозяйственная и поземельная перепись. На каждую деревню был составлен список домохозяев и землевладельцев, а на каждого домохозяина – подворная карточка. Номер карточки соответствовал порядковому номеру в списке домовладельцев. Одна карточка отводилась одному домохозяйству, включала имя домохозяина, состав его семьи (с указанием возраста и семейного положения относительно хозяина), местонахождение родственника (на фронте, на работе, в деревне), размеры земельных владений и предназначение, количество скота (с возрастом), наличие сельхозинвентаря. Эта карточка очень полезна, если совсем неизвестны года рождения предков – хотя бы ориентировочно, в пределах 1-2 ле,т можно определить, когда родились домохозяин и члены его семьи. Это даёт возможность сузить временной интервал поиска в метрических книгах.  К сожалению, в карточках по Смоленской губернии имя, национальность и социальный статус указаны только у домовладельца. Имена жены, детей и других родственников не указывались – тут приходится только догадываться, кто есть кто.

Фонд 48

СМОЛЕНСКАЯ ДУХОВНАЯ КОНСИСТОРИЯ

Метрические книги являются главной целью нашего похода в архив. Они поделены по описям. Только за ранние годы ( конец XVIII – начало XIX века) подписано, к какой церкви относится дело. Метрические книги церквей Вяземского уезда (и других уездов тоже) с 1838 по 1916 годы были связаны вместе и объединены в единые дела. Получилось по 4 части на каждый год. Поэтому сложно разобраться в том, какую именно часть  взять для использования, в какой находится нужная церковь? Возможны вот такие варианты: «Метрические книги о рождении, бракосочетании и смерти за 1880 год, часть 4» или вот так «Метрические книги о рождении, бракосочетании и смерти церквей Вяземского уезда за 1900 год, часть 3 (церкви NoNo 36-51)».

Это уже Сюрприз №3.

Проблем добавляет и то, что номера церквей 1) меняются для одной и той же церкви (могут изменяться год к году), 2) эта информация нигде на сайте ГАСО не опубликована.

Как понять, в каком деле (какой части?) находится нужная вам метрическая книга? Для этого надо звонить в архив, в читальный зал, и уточнять, в каком деле находится интересующая вас церковь.

Как сами работники читального зала ГАСО узнают, какая церковь в каком деле находится? Для  себя они разработали справочник. Справочник по Вяземскому уезду можно увидеть и скачать здесь .

Как им пользоваться? Часть первая справочника позволяет установить, есть ли на хранении в ГАСО Метрические книги интересующей церкви Вяземского уезда за нужный год, а также, под каким номером надо искать эту церковь во второй части справочника. Номер церкви – это цифра в ячейке на пересечении столбца с названием села и столбца с годом. Удобно сразу выписать отдельно все номера за определенные годы. Во второй части справочника находим нужный год в крайней левой колонке, а в  в 7-й колонке «Номера церквей» – ищем нужный №церкви.  Колонка (1) – Часть, колонка (2) – Фонд, (3) – Опись, (6) – Дело – это и есть «адрес» того Дела, которое надо будет заказать.

В Описях 3, 4, 5, 6 содержатся исключительно Метрические книги. Описи 1 и 2 включают в себя и другие виды документов, в том числе, отдельные дела священников: дела о назначении, награждении, перемещении священнослужителей за XVIII-XX века.

В целом картина приблизительно такая:

Опись 1: вместе с книгами за 1821 по 1837, содержит метрические книги за года 1839, 1840, 1841, 1842 и т.д. – по 1864 год включительно. 

Опись 2:  Метрические книги сёл Третьяково, Бессоново, Сережань за 1873, 1874, 1875, 1876, 1877, 1878 и т.д. – до 1887 включительно.

Опись 3:  Метрические книги сёл Третьяково, Бессоново, Сережань за 1888, 1889, 1890, 1891, 1892 и до 1896 включительно

Опись 4:  Метрические книги сёл Третьяково, Бессоново, Сережань за 1897, 1898,1899, 1900 и до 1916 включительно.

Метрические книги с 1865 по 1870  на хранение в ГАСО не поступали.

В метрических книгах можно найти информацию о предках, родившихся до 1916-го года. Записи метрических книг предшествовали журналам ЗАГС. До начала 1920х годов роль ЗАГСов исполняли церкви: в метрических книгах священники регистрировали факты рождения, браков и смерти.

Младенцев крестили в церкви, давали имя по святцам, и делалась соответствующую запись в метрической книге.

Найдя запись о рождении в метрической книге,  можно узнать точную дату рождения предка, дату крещения, имя-отчество отца, имя-отчество матери, их местожительство, вероисповедание и социальный статус – принадлежность к сословию.  Возможные варианты в зависимости от времени: крестьянин, дворянин, мещанин, купец, священнослужитель, дворовый человек, солдат, билетный солдат, солдатка, жена крестьянина, девица и  и т.п.. В отдельной графе фиксировалось,  кто были восприемниками (крестными) при крещении, а также, кто совершал таинство крещения.

Обязательный и очень важный атрибут метрической книги – порядковый номер записи, который означал, каким по счету родился  мальчик или какой по счету родилась девочка в указанном году (счёт мальчиков и девочек вёлся раздельно). Этот номер уникален, поэтому по нему легко при необходимости находить запись в книге за определённый год.

В приведенных примерах вы сами можете увидеть, что фамилии у крестьян Смоленской губернии отсутствуют вплоть до 1916-го года. Все имена записывались в дореформенной орфографии и церковно-славянском написании, но с вариациями: Татiана — Татьяна, Феодор – Фёдор, Iоанн — Иван,  Симiон – Семён, Iаков – Яков, Авраамий – Абрам. При этом строгих правил не придерживались, одно и то же имя писалось с вариациями даже в одной книге. Священники не были прозорливыми и не знали, как строги будут пришедшие им на смену работники МФЦ.

Если ребенок рождался вне брака, рядом с именем делалась приписка: НЕЗАКОННОРОЖДЕННЫЙ. Запись об отце отсутствовала, а отчество такому ребёнку давалось по имени восприемника.

В записи брака фиксировались дата брака, имя жениха, его местожительство, возраст, вероисповедание, каким по счету браком венчается. Та же информация и у невесты. Даты рождения брачующихся появлялись лишь в исключительных и редких случаях. Обычно указывали лишь возраст. Отдельно записывались данные о поручителях – два человека мужского пола по жениху и два человека – по невесте. Поручители при браке – это те, кто хорошо знал жениха и невесту и подтверждали, что кровного родства между вступающими в брак не было. Записи браков также нумеровались по порядку. Так как в восприемники и поручители обычно приглашали родственников, очень хороших знакомых или знатных людей, то по метрическим записям легко прослеживать родственные и социальные связи.

В записи смерти  писали возраст — иногда точно, иногда приблизительно, на глаз, причем, не только у крестьян, но и у людей знатных – дворян, мещан. Короче, на предмет возраста до революции совсем не заморачивались.  И точно так же – на глаз, писали причину смерти – без участия медицинского освидетельствования.  Самые распространенные причины смерти у взрослых: «от натуральной болезни», а у детей: «от младенческой». Младенческая смертность (до года) была очень высокой и достигала 30-50 % от общего количества умерших. Также указывалось, на каком кладбище было произведено захоронение. Записи нумеровались, как и рождения – счёт умерших  мужского пола и женского вёлся раздельно.

В этом же Фонде №48 находятся исповедальные ведомости — списки проходивших исповедь в церкви. С их помощью можно установить полный состав семьи предков, например, в начале XIX века, приблизительный возраст каждого члена семьи, сословную принадлежность и владельца-помещика. Исповедальные ведомости церквей г.Вязьмы и Вяземского уезда за 1838 год находятся в Фонде 48, Опись 2, Дело 616 (объем дела 874 листа), а Исповедальные ведомости церквей г.Вязьмы и Вяземского уезда за 1824 год находятся в Фонде 48, Опись 2, Дело 693 (объем дела 499 листов).

Фонд 10

СМОЛЕНСКАЯ КАЗЕННАЯ ПАЛАТА

Не менее полезны для установления полного состава семьи и родственных связей ревизские сказки — подворовые переписи крестьян вплоть до 1858-го года. С их помощью также  легко устанавливается полный состав семьи, возраст каждого члена семьи (точность указанного возраста оставляет желать лучшего – это лишь ориентировочные данные), родственные связи относительно хозяина двора. По ревизским сказкам видно, в чьем доме жила семья и какому помещику она принадлежала (до начала 1870-х). Ревизские сказки распределены в алфавитном порядке по фамилиям помещиков, владевших селениями с крестьянами. Поэтому, чтобы найти в них семью предка, необходимо знать, какому помещику принадлежала деревня в интересующем году. Это хороший повод поинтересоваться историей местности в целом, в чем хорошо помогает Интернет и сайт www.alferovo.ru.

Ревизские сказки тоже раскиданы по описям – более ранние в первых описях, более поздние – в последних. Например, Ревизские сказки за 1858 г. по имениям помещиков Вяземского уезда находятся в Фонде 10, Опись 5. Ревизские сказки дворовых людей и крестьян по имениям помещиков города Вязьмы и Вяземского уезда за 1850 год можно найти в Фонде 10,Опись 3.

  Вместе с ревизиями там находятся окладные книги ревизий. В этом же фонде личные дела помещиков, рекрутские наборы по уездам, информация по налогам и сборам, в том числе и питейному сбору.

Фонд  Р-3315, Архивная опись №4

Здесь хранится «Коллекция записей актов гражданского состояния» за 1918-1926 гг, которые ЗАГСы уже начали передавать в архивы, так как прошло 100 лет. Информация об этом важном фонде отсутствует на сайте ГАСО. Справочник для установления номера дела по Вяземскому уезду, добытый друзьями-исследователями, можно увидеть и скачать здесь .

Разобравшись с этими основными фондами, вы без труда сможете понять, что полезного можно найти в других фондах.

2.2 Запись в архив – существующие правила и практика их применения

Деятельность архивов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 14.07.2022) "Об архивном деле в Российской Федерации" (см.здесь https://gaso.admin-smolensk.ru/vnimaniyu-issledovatelej/ – в самом низу страницы ссылка https://gaso.admin-smolensk.ru/files/407/poryadok-ispolzovaniya-ar.pdf).

Закон один, но архив архиву рознь. Здесь пойдет речь о ГАСО. Именно там хранятся бесценные сведения о предках уроженцев деревень, входящих в округу Алфёрова.

Правила работы в ГАСО устанавливаются нормативным актом, утвержденным Приказом директора ОГКУ ГАСО от 25.02.2015 No15 "ПОРЯДОК  использования архивных документов в читальном зале ОГКУ «Государственный архив Смоленской области»". С этим документом имеет смысл предварительно ознакомиться, чтобы знать свои права и обязанности.

Также для начала будет полезным изучить график работы ГАСО.

На сайте ГАСО хронически «висит» удручающее предупреждение:

Вот о том, как «Поиск интересующей информации можно осуществить самостоятельно в читальном зале архива» здесь и пойдет речь, так как нет никакой надежды, что есть хоть какое-то желание для решения означенных проблем.

В ГАСО всё начинается с записи. Телефон для записи в читальный зал архива (4812) 65-30-86.

Для работы с документами только на бумажных носителях предварительная запись не требуется.

Но в обоих случаях необходимо сформировать Заказ на выдачу дел (как это сделать, см. ниже), заполнить заявление на разрешение  работы в читальном зале на имя директора архива и прислать эти документы за неделю до посещения ГАСО на адрес smolenskarhiv@yandex.ru.

Примерный образец Заявления:

Если документы оцифрованы, то в бумажном виде они не выдаются.

В ГАСО всего четыре компьютера в читальном зале, на которых  исследователи могут работать с оцифрованными документами. Для того, чтобы иметь возможность ознакомиться с оцифрованными документами («делами» на языке работников архива), надо записываться заранее за два (!!!) месяца по телефону (и только так – никакой электронной записи!) в даты, которые объявляются вот здесь: Запись для работы с электронным фондом пользования. На языке смоленских архивистов это называется «записаться на компьютер».

Запись для работы с электронным фондом пользования проводится на 1-ю и 2-ю смены (т.е. необходимо уточнять, на какую половину дня вы хотите записаться «на компьютер»). Можно записаться и на целый день, ...ну,  если повезёт, и вся запись куда-то не исчезнет в первый час открытия этой записи. Места «на компьютер» буквально «расхватывают» за час..., так утверждают работники архива, а нам остаётся им только верить... Это сильно зависит от того, какой работник читального зала производит эту запись.

ГАСО систематически вводит в заблуждение пользователей, оставляя на сайте объявление, что запись на следующий месяц существует, и совершенно не считает нужным информировать о том, что мест нет.

 С бумажными документами, к счастью, проще: за неделю до посещения ГАСО просто нужно отправить на адрес smolenskarhiv@yandex.ru заявление на разрешение  работы в читальном зале и Заказ на выдачу дел.

Если есть необходимость брать дела из электронного фонда пользования (т.е. оцифрованные), то  можно заказать целых 10  документов, независимо от количества листов в них. Если интересуют бумажные документы, то их общий объём на одного человека не должен превышать 1500 страниц или  20 документов, суммарный объем которых не больше 1500 листов. Эти ограничения соответствуют Порядку использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ, утвержденному Приказом №43 Росархива от 01.09.2017 г., так что спорить не приходится. Реально, за то время, которое отведено для работы в архиве на один день (в сумме 5 часов), большее количество документов обработать не удастся физически. Но на практике часто складывается ситуация, когда надо просмотреть менее 100 листов в нескольких делах, общий объем каждого из которых по 1000 листов. Например, когда точный год рождения предка известен приблизительно – в пределах 5-10 лет. Если бы мы знали всё точно, то зачем бы нам был архив? Получается, что взять за одно посещение можно только одну книгу...

Всю эту нехитрую информацию работники ГАСО не ленятся объяснять заново каждому звонящему по телефону, но почему-то не считают нужным в доходчивом виде единожды опубликовать её на имеющемся сайте – есть даже отдельная страница «ВНИМАНИЮ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ», которая, как было указано выше, систематически вводит в заблуждение  исследователей-новичков информацией о наличии Записи для работы с электронным фондом пользования, но никогда не сообщает о том, что места закончились.

Выводы об эффективности работы ГАСО делайте сами...

2.3 Формируем заказ на выдачу дел

Для начала Дела надо будет заказать (за неделю до посещения архива). Как с ними работать, будет рассказано ниже.

Для формирования Заказа на выдачу дел обязательно понадобится знать номера ФОНДА, ОПИСИ и ДЕЛА.

1. Бланк Заказа на выдачу дел находим здесь: https://gaso.admin-smolensk.ru/obrazcy-blankov-i-zayavlenij .
2. Архивные описи, на основе которых следует формировать Заказа на выдачу дел, находим на сайте ГАСО в разделе «Научно-справочный аппарат».
3. В разделе ФОНДЫ ДОРЕВОЛЮЦИОННОГО ПЕРИОДА в первую очередь представляют интерес для генеалогических исследований ФОНД №10 "СМОЛЕНСКАЯ КАЗЕННАЯ ПАЛАТА"  и ФОНД №48 СМОЛЕНСКАЯ ДУХОВНАЯ КОНСИСТОРИЯ».
4. В разделе ФОНДЫ СОВЕТСКОГО ПЕРИОДА следует изучить ФОНД №Р-653 "СМОЛЕНСКОЕ ГУБЕРНСКОЕ СТАТИСТИЧЕСКОЕ БЮРО".
5. В каждом ФОНДЕ необходимо найти нужную ОПИСЬ, а в ней – интересующее вас ДЕЛО. У каждого ДЕЛА в описи указаны  № ДЕЛА (1), Заголовок дела (3), Количество листов (5) и в колонке (6) – Примечание. В Примечании указывается, оцифровано это дело или нет: ЭФП – электронный фонд пользования. Оцифрованные дела выдаются в читальный зал только в электронном виде. А, если это так, то, следовательно, получить это дело вы сможете, только записавшись «на компьютер» (об этих мытарствах было рассказано выше).

 

На практике описи, представленные на сайте, являются устаревшими. ГАСО обновляет их несвоевременно. Например, Ревизские сказки оцифрованы ВСЕ, но в описях этой информации нет, что вводит исследователя в заблуждение. Поэтому для составления или уточнения требований на заказ дел (метрических книг) из Фонда № 48 «Смоленская духовная консистория» необходимо связываться с сотрудниками читального зала по телефону, о чём они откровенно признаются на странице сайта. Это уже Сюрприз №4.

В поле «Тема исследования» Заказа на выдачу дел достаточно указать «Генеалогическое исследование семьи жителей Смоленской области» (или что вам подскажет собственная фантазия) и приписать, на какую дату заказываются документы (вам же самим так потом будет проще разбираться, когда и что заказывали).

Обязательны для для заполнения пять первых колонок в этом бланке. В них  необходимо вписать для каждого документа:

1. № ФОНДА
2. № ОПИСИ
3. № единицы хранения (т.е. номер ДЕЛА)
4. Заголовок единицы хранения (т.е. название дела)
5. Количество листов

Колонки (6) и (7)  остаются незаполненными до момента выдачи дел на руки исследователю в комнате сотрудников читального зала.

Итак, преодолев все трудности, заказ на выдачу дел составлен и отправлен на почту архива. От архива получено подтверждение о том, что ваше письмо получено. Через неделю, в означенный день, можно явиться в ГАСО в надежде открыть непознанное,  выхватить из мрака забытое предыдущим поколением прошлое.

2.4 Первое посещение архива

Вход в архив со стороны большой вывески «Государственный архив Смоленской области» и электронного табло, информирующего о времени и дате, с приветствием «Добро пожаловать».

Лучше всего приходить за 5 минут до открытия читального зала, чтобы с 9:30 уже быть внутри. Раньше приходить не имеет смысла, так как строгий охранник на входе в ГАСО не впустит ни минутой раньше.

Войдя в архив, надо предъявить документ, удостоверяющий личность, и  сказать на посту охраны, что вы в читальный зал. Далее от охраны налево и в конце коридора направо – не заблудитесь.

Сначала, сняв верхнюю одежду в самом читальном зале (там есть вешалки), надо занять очередь в комнату сотрудников – туда ведет дверь в дальнем от входа углу читального зала. Именно в этой комнате выдаются документы, анкеты, и сюда надо обращаться, если возникают какие-то проблемы. 

Далее вам, как историку, который посещает ГАСО впервые, выдадут Анкету для заполнения: в ней надо указать ФИО, место жительства (регистрации), паспортные данные, образование и пр. Очень удобно заполнить эту анкету заранее, чтобы не терять драгоценное время. Анкету пользователя, работающего в читальном зале найти можно здесь – приложение к Правилам работы в ГАСО. Интересная подробность: работник читального зала ГАСО отвечает по телефону, что не знает, если на сайте эта анкета... Информируем: есть.

Даее будет оформлен читательский билет (невзрачная бумажка – это совсем не то, что читательский билет в РГБ). Он действителен один год. 

После процедур оформления вам выдадут под подпись подготовленные и заранее доставленные в эту комнату из хранилища  документы – ДЕЛА. Надо будет расписаться в Книге у строгого смотрителя зала. Если вы были записана «на компьютер», то вам укажут, на какой из четырех компьютеров в читальном зале «были загружены» заказанные вами дела. И можно, наконец, приступать к работе НАД ДОКУМЕНТАМИ!

2.5 Работа над документами

Как показывает практика, времени для работы в архиве очень мало: в лучшем случае, 3 часа до обеда и 2,5 часа после обеда. Поэтому очень важно распределить его эффективно.

К счастью, документы разрешено фотографировать своими техническими средствами. Но платно. Если вам необходимо с фотографировать листы заказанных дел, то после этого нужно будет заплатить архиву. С прейскурантом услуг архива можно ознакомиться здесь: https://gaso.admin-smolensk.ru/files/397/prejskurant.pdf.

Предоставление документов дореволюционного периода для копирования техническими средствами  пользователей стоит 28 рублей за один лист  текста, а предоставление документов советского и постсоветского  периодов для копирования техническими средствами  пользователей – 9 рублей за один лист. Принимает оплату всё тот же суровый смотритель читального зала. Расчетные платежные документы не выдаются... посчитать надо самостоятельно.

В читальном зале сотрудники не сидят, они находятся в отдельной комнате, откуда можно следить за всем происходящим в зале по видеонаблюдению. Если они видят, что кто-то фотографирует, подходят и информируют о ценах. После чего убедительно просят самостоятельно сосчитать листы, которые были отфотографированы, для итогового расчёта.

Экран компьютера при работе с заказанными документами из ЭФП в ГАСО можно фотографировать бесплатно. Это вершина технического прогресса, достигнутая в смоленском государственном архиве.

И только вы поймете, что к чему, освоитесь и настроитесь на работу, как вот уже и обеденный перерыв… В 13:00 приходит уборщица, которая выгоняет всех метёлкой, недовольно ворча, что если дать исследователям волю, то они в архиве ночевать будут. Ну, да... в этом она совершенно права – вы ведь долго планировали эту поездку, искали свободное время, заплатили за дорогу до Смоленска, за гостиницу, а перед этим провели день-два, разбираясь в описях и составляя Заказ архивных дел... и всё это ради трёх часов прикосновения к истории собственного рода...

Хотите вы или нет, но покинуть читальный зал всё же придется.

Во время перерыва можно съездить в ресторан «Русский двор» – он в знаменитом саду Блонье, в самом сердце Смоленска. От Архива до него можно доехать за 10-15 минут на машине. С парковой у центре Смоленска напряженно, но терпимо – встать можно. Кормят в ресторане «Русский двор» вкусно – принцип заказа (и небольшие цены), как в ресторанах быстрого питания «МакДональдс» (читай «Вкусно и точка»), но в меню там исключительно смоленские деликатесы – пирожки, вареники, блинчики, расстегаи, драники, колдуны.

В 14:00 читальный зал снова открыт, а в 16:30 ровно нужно сдавать дела.

3. Суперполезные интернет-ресурсы

КАРТЫ

Для генеалогического поиска очень важно правильно спозиционироваться в истории на местности, найти несуществующие ныне деревни.

• http://retromap.ru/ – СУПЕРКАРТА Алферова;
• http://retromap.ru – cтарые карты России и зарубежья;
• http://www.etomesto.ru/map-smolensk_1857/ – на сайте ЭтоМесто можно посмотреть и сравнить старые карты онлайн и наложить их на современные.

---

ПРОСТО ПОЛЕЗНОЕ

• https://docs.vgd.ru/kak-najti-predkov – советы начинающим  генеалогам;
• https://forum.vgd.ru/473/135796/ – Раздел Генеалогического форума ВГД, посвящённый Государственному архиву Смоленской области (ГАСО).
• https://dzen.ru – как получить справку из ЗАГС о предках 2022.

---

ОЦИФРОВАННЫЕ АРХИВЫ

Не следует думать, что, если ГАСО не торопится с оцифровкой, то всё безнадёжно. Другие архивы очень преуспели в этом вопросе. Архивы Москвы и Санкт-Петербурга также могут оказаться очень полезными в поиске своих предков – многие из смоленских крестьян тронулись перебираться в обе столицы ещё в конце XIX века! И следы этого перемещения остались в метрических книгах. Там точно стоит поискать. Например, в ЦГИА СПб хранятся метрические книги Смоленского Римско-католического костела, доступ к которым в ГАСО очень затруднителен.

• https://yandex.ru/archive – поиск Яндекса по архивам, нейросети Яндекса распознают архивные документы от середины XVIII до начала ХХ века;
• https://spbarchives.ru/infres/-/archive/cgia – просмотр информационных ресурсов ЦГИА СПб (Центральный государственный исторический архив Санкт-Петербурга);
•  https://spbarchives.ru/ – Смоленский Римско-католический костел ЦГИА СПб. Фонд 2292. Опись 1;
• https://forum.vgd.ru/post/3866/104590/p3175146.htm – справочник метрических записей архивов С.-Петербурга;
• https://www.genotek.ru/ – GENOTEK проиндексированные около двух миллионов сканов документов Главархива Москвы;
• https://cgamos.ru/ – Главархив Москвы, Метрические книги;
• https://www.familysearch.org/search/catalog – Поиск в известном каталоге FamilySearch;
• https://altarchives.ru/news/new/1301651521 – архивы Алтайского края;
• https://archportal.nso.ru/doc_arc/ – Государственный архив Новосибирской области;
• https://archive74.ru/elektronnyy-arhiv – Объединенный Государственный архив Челябинской области;
• http://archiv.72to.ru/index.php/ga-tobolsk/tobolsk-ob-material – ГБУТО «Государственный архив в г. Тобольске».
• https://new.garo62.ru/information-system.html – Единая Государственная Информационная Система «Архивное наследие Рязанской области» (ЕГИС АНРО).

---

ИСТОРИЯ

А для тех, кто интересуется не только историей своей семьи, но и историей всей местности, полезны также будут следующие Интернет-ресурсы:

• http://rgada.info/ – РГАДА (Российский государственный архив древних актов;
• http://rgada.info/ – Ф.1209. Оп.85. Описи Поместного приказа — Вотчинного архива — Вотчинного департамента;
• http://elib.shpl.ru/ – Памятная книжка Смоленской губернии... [по годам]. - Смоленск, 1855-1913.
• http://elib.shpl.ru/ – Клетнова, Екатерина Николаевна. Отзвуки Отечественной войны в преданиях и сказаниях Вяземскаго уезда
• http://elib.shpl.ru/nodes/9504 – Адрес-календари и месяцесловы Российской империи (общероссийские), списки чинов

---